Geschäftliche E-Mails mit steuerrechtlicher oder handelsrechtlicher Relevanz müssen 6 bis 10 Jahre revisionssicher archiviert werden.
Geschäftliche E-Mails sind Handelsbriefe im Sinne des HGB und der AO – ihre revisionssichere Archivierung ist keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht.
Rechtliche Grundlage
Was archiviert werden muss
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen per E-Mail (10 Jahre, AO/HGB)
- Handelskorrespondenz mit Kunden und Lieferanten (6 Jahre, § 257 HGB)
- E-Mails mit Vertragsrelevanz oder Zahlungsbelegen (10 Jahre)
- Interne E-Mails mit buchhalterischer Relevanz (10 Jahre)
- E-Mails als Ersatz für Papierdokumente bei digitalem Workflow (10 Jahre)
- Newsletter- und Marketingzustimmungen (DSGVO: solange Zweck besteht + 3 Jahre Verjährung)
Achtung: Löschen ist nicht erlaubt
Archivierung in 5 Schritten einrichten
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Schritt 1: Analyse der E-Mail-Relevanz
Legen Sie fest, welche Postfächer und E-Mail-Kategorien steuerrechtlich oder handelsrechtlich relevant sind. In der Regel sind das alle geschäftlichen Postfächer – Ausnahme: rein private Kommunikation.
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Schritt 2: Archivierungslösung wählen
Setzen Sie auf eine GoBD-konforme Archivierungssoftware, z. B. MailStore, Hornetsecurity oder Microsoft 365 Compliance-Center. Die Lösung muss Unveränderlichkeit, Vollständigkeit und Auffindbarkeit sicherstellen.
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Schritt 3: Automatisierung einrichten
Konfigurieren Sie die Archivierung so, dass E-Mails automatisch und ohne manuelle Auswahl gesichert werden – Journaling auf dem Mailserver ist die technisch sauberste Methode.
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Schritt 4: Zugriffsschutz und Protokollierung
Stellen Sie sicher, dass archivierte E-Mails nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können. Jeder Zugriff muss protokolliert werden (Audit-Trail).
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Schritt 5: Löschkonzept und Datenschutz abstimmen
Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen müssen E-Mails gelöscht werden. Stimmen Sie das Löschkonzept mit dem Datenschutzbeauftragten ab, da die DSGVO eine Speicherbegrenzung vorschreibt.
Praxistipp
Fazit
Sie wollen Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher aufsetzen? INREMA begleitet Sie bei der Auswahl und Einrichtung.
Jetzt beraten lassenHäufige Fragen
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Gilt die Archivierungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Darf ich E-Mails einfach im Postfach belassen statt zu archivieren?
Was passiert, wenn ich E-Mails nicht archiviere?
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