WhatsApp überträgt Metadaten an Meta und eignet sich nicht für vertrauliche Geschäftskommunikation. Signal und Microsoft Teams sind unter bestimmten Bedingungen DSGVO-konform einsetzbar.
Wer WhatsApp für Geschäftskommunikation nutzt, gibt Metadaten seiner Kontakte an Meta weiter – ohne deren Einwilligung. Das ist ein strukturelles DSGVO-Problem.
Überblick: Drei Messenger im Vergleich
WhatsApp – Stärken im Unternehmenskontext
- Sehr hohe Verbreitung bei Kunden und Lieferanten – keine Installationshürde
- WhatsApp Business API ermöglicht strukturierte Kundenkommunikation
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichteninhalte vorhanden
- Einfache Bedienung ohne Schulungsaufwand
- Integration in CRM-Systeme über Business API möglich
Signal und Teams – Stärken im Unternehmenskontext
- Signal: Open-Source-Protokoll, minimale Metadaten-Erhebung, keine Werbung, kein Konzerninteresse
- Signal: Kein Adressbuch-Upload an Dritte – DSGVO-freundlichste Option
- Microsoft Teams: AVV mit Microsoft abschließbar, EU-Datenhaltung wählbar
- Microsoft Teams: Vollständige Integration in M365, Compliance-Features, eDiscovery
- Teams: Rollenkonzepte, Archivierung und Gäste-Zugänge für B2B-Kommunikation
So treffen Sie die richtige Entscheidung
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Schritt 1: Datensensibilität der Kommunikation einordnen
Überlegen Sie, welche Inhalte über den Messenger laufen sollen. Personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten oder Vertragsdetails erfordern ein höheres Schutzniveau als allgemeine Terminabsprachen.
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Schritt 2: Datenschutz-Folgenabschätzung für WhatsApp prüfen
WhatsApp lädt beim ersten Start das komplette Adressbuch auf Meta-Server hoch – auch Kontakte, die WhatsApp nicht nutzen. Das ist ohne Einwilligung dieser Personen ein DSGVO-Verstoß. Für Kundenkommunikation mit sensiblen Daten scheidet WhatsApp damit aus.
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Schritt 3: AVV mit dem Anbieter abschließen
Für Teams und WhatsApp Business API kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen werden. Signal bietet keinen AVV, da keine Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter stattfindet – was datenschutzrechtlich vorteilhaft ist.
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Schritt 4: Nutzungsrichtlinie erstellen
Legen Sie fest, welcher Messenger für welche Zwecke erlaubt ist. Private WhatsApp-Chats für interne Teamabsprachen sind oft nicht vermeidbar, sollten aber klar von offizieller Kundenkommunikation getrennt werden.
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Schritt 5: Mitarbeiter schulen
Weisen Sie Mitarbeiter auf die Risiken nicht genehmigter Messenger hin (Shadow-IT) und erklären Sie, welche Plattform für welchen Kommunikationszweck genutzt werden soll.
WhatsApp im Unternehmen: Das konkrete Risiko
Praxistipp für den Mittelstand
Unsicher, welcher Messenger in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform eingesetzt werden kann? Wir helfen Ihnen bei der Bewertung.
Jetzt beraten lassenHäufige Fragen
Ist WhatsApp für Unternehmen grundsätzlich verboten?
Kann ich mit Signal einen AVV abschließen?
Darf ich Microsoft Teams mit Kunden aus der EU nutzen?
Was ist Shadow-IT bei Messengern?
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