Eine KI-Nutzungsrichtlinie muss mindestens regeln: welche Tools erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, wer verantwortlich ist und wie Ergebnisse geprüft werden.
Wer Mitarbeitern die KI-Nutzung ohne Richtlinie überlässt, verliert die Kontrolle über personenbezogene Daten, Betriebsgeheimnisse und die Qualität von Arbeitsergebnissen.
Warum eine KI-Richtlinie keine Option ist
Voraussetzungen für eine wirksame KI-Richtlinie
- Inventur: Welche KI-Tools werden im Unternehmen bereits genutzt (auch inoffiziell)?
- Verantwortliche benennen: Datenschutzbeauftragter, IT-Leitung und Geschäftsführung einbinden
- Datenkategorien definieren: Was gilt als vertraulich, was als unkritisch?
- AVV prüfen: Hat der KI-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten?
- Betriebsrat einbinden, falls vorhanden (Mitbestimmungspflicht bei Überwachungstools)
KI-Richtlinie Schritt für Schritt aufbauen
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Schritt 1: Erlaubte und verbotene Tools festlegen
Listen Sie explizit auf, welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen (z. B. Microsoft Copilot mit M365-Vertrag, ChatGPT Team-Version mit AVV) und welche verboten sind (z. B. kostenlose ChatGPT-Version für Kundendaten). Grauzonen vermeiden.
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Schritt 2: Verbotene Dateneingaben definieren
Legen Sie klar fest: Keine Eingabe von Namen, Adressen, Kundennummern, Gesundheitsdaten, Finanzdaten oder Betriebsgeheimnissen in nicht genehmigte KI-Tools. Beispielformulierungen helfen Mitarbeitern, die Grenze zu erkennen.
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Schritt 3: Erlaubte Anwendungsfälle beschreiben
Geben Sie konkrete Beispiele, was erlaubt ist: Textentwürfe für öffentliche Kommunikation erstellen, Code prüfen lassen (ohne proprietären Quellcode einzugeben), allgemeine Recherchen, Zusammenfassungen öffentlicher Dokumente.
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Schritt 4: Verantwortung und Prüfpflicht klären
KI-Ausgaben müssen vor der Nutzung geprüft werden – die fachliche Verantwortung bleibt beim Mitarbeiter. Halten Sie fest, dass KI-generierte Inhalte als solche gekennzeichnet werden müssen, wo dies rechtlich oder intern verlangt wird.
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Schritt 5: Schulung und Kommunikation
Informieren Sie alle Mitarbeiter über die Richtlinie, bevor sie in Kraft tritt. Eine kurze Schulung (30–60 Minuten) mit konkreten Beispielen ist effektiver als ein langes PDF.
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Schritt 6: Regelmäßige Überprüfung
KI-Tools entwickeln sich schnell. Überprüfen Sie die Richtlinie mindestens jährlich und passen Sie sie an neue Tools, neue Anbieter-AGBs und neue Datenschutzvorgaben an.
DSGVO-Risiko: Keine Rechtsgrundlage für KI-Verarbeitung
Praxistipp: Microsoft Copilot als sicherer Einstieg
Fazit
Sie wollen eine KI-Nutzungsrichtlinie erstellen, die wirklich funktioniert? INREMA entwickelt sie gemeinsam mit Ihnen.
Jetzt beraten lassenHäufige Fragen
Muss eine KI-Richtlinie vom Betriebsrat genehmigt werden?
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Wie oft muss die KI-Richtlinie aktualisiert werden?
Was passiert, wenn Mitarbeiter die Richtlinie ignorieren?
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