Art. 4 AI Act verlangt dass alle Mitarbeiter die KI einsetzen über angemessene KI-Kompetenz verfügen. Schulungen müssen dokumentiert werden. Betrifft alle die ChatGPT, Copilot, Claude oder ähnliche Tools im Joballtag nutzen.
Art. 4 AI Act verpflichtet Unternehmen sicherzustellen, dass Mitarbeiter die KI einsetzen nachweislich ueber angemessene KI-Kompetenz verfuegen. Das gilt ab dem ersten Mitarbeiter der ChatGPT beruflich nutzt.
Was Art. 4 AI Act konkret vorschreibt
Artikel 4 des EU AI Act lautet in der deutschen Fassung: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Massnahmen, um nach besten Kraeften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, uber ein ausreichendes Mass an KI-Kompetenz verfuegen. Klingt vage — hat aber klare praktische Konsequenzen.
Das Gesetz definiert KI-Kompetenz als die Faehigkeiten, Kenntnisse und das Verstaendnis, die es Anbietern, Betreibern und betroffenen Personen ermoeglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI bewusst zu sein. Es gibt keine festgelegte Mindestschulung, keine Stundenzahl, kein Zertifikat das vorgeschrieben ist. Aber es muss nachweisbar sein — und zwar angemessen in Bezug auf den konkreten Einsatz.
Was das bedeutet: Ein Sachbearbeiter der gelegentlich ChatGPT fuer Textentwerfe nutzt, braucht eine andere Schulungstiefe als ein Projektleiter der KI-Systeme fuer Kundenkommunikation verantwortet. Die Anforderung skaliert mit dem Risiko und der Intensitaet des KI-Einsatzes. Kein Unternehmen kann argumentieren, das sei nur ein optionales Extra — Art. 4 gilt fuer alle Betreiber und damit fuer jedes Unternehmen das KI-Tools im Einsatz hat.
Was in der KI-Schulung abgedeckt sein muss
- Grundprinzipien: Wie KI-Systeme funktionieren, was Machine Learning bedeutet und wo die Grenzen liegen
- Risikobewusstsein: Halluzinationen, Fehler, Bias in KI-Ausgaben erkennen und einschaetzen koennen
- Datenschutz und DSGVO: Welche Daten in KI-Systeme eingegeben werden duerfen und welche nicht
- Transparenzpflichten: Wann und wie KI-Nutzung offengelegt werden muss — gegenueber Kunden und intern
- Richtige Nutzung: Prompt-Qualitaet, Verifikation von KI-Ausgaben, kein blindes Vertrauen
- Unternehmensspezifische Regeln: Interne KI-Richtlinie, erlaubte Tools, Meldepflichten bei Problemen
- Haftung und Verantwortung: Wer haftet wenn KI-Ausgaben falsch sind und wie damit umzugehen ist
Dokumentation: Was aufgezeichnet werden muss
Ohne Dokumentation gibt es keinen Nachweis — und ohne Nachweis keine Compliance. Das ist die einfache Logik hinter der Dokumentationspflicht des Art. 4. Die Anforderungen sind nicht bis ins Detail gesetzlich definiert, aber bei einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehoerde muss das Unternehmen zeigen koennen, dass es aktiv fuer KI-Kompetenz gesorgt hat.
Minimalanforderungen an die Dokumentation: Wer wurde geschult (Name, Funktion), wann und wie lange, was war der Inhalt der Schulung, wer hat geschult, und wie wurde Verstaendnis sichergestellt — z.B. durch eine kurze Wissensabfrage oder ein Teilnahmebestaetigung. Diese Informationen sollten zentral und abrufbar gehalten werden, zum Beispiel in der Personalakte oder einem HR-System.
Wichtig: Die Dokumentation ist kein einmaliges Projekt. Wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, muessen sie geschult werden. Wenn neue KI-Tools einfuehrt werden, braucht es eine Auffrischung. Wenn sich die Risikolage aendert — etwa weil ein Chatbot kuenftig mehr Kundenkontakt hat — muss die Schulungstiefe angepasst werden. KI-Kompetenz ist kein Haeckchen das man einmal setzt, sondern ein laufender Prozess.
Schulungsprogramm aufbauen — so geht es
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KI-Nutzer im Unternehmen identifizieren
Erfassen Sie alle Mitarbeiter und Funktionen die KI-Tools beruflich einsetzen — von der Assistentin die ChatGPT fuer E-Mails nutzt bis zum Vertriebsmitarbeiter der KI-Reports generiert. Holen Sie auch Heimarbeiter und Freelancer in Ihrem Auftrag mit rein.
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Schulungstiefe nach Rolle differenzieren
Nicht alle brauchen dieselbe Schulungstiefe. Unterscheiden Sie zwischen Grundnutzern (gelegentliche Nutzung, niedrige Risiko-KI) und verantwortlichen Nutzern (regulaere Nutzung, Entscheidungsrelevanz, Kundenkontakt). Letztere brauchen vertieftere Schulungen.
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Schulungsformat waehlen
Online-Kurs, Praesenzschulung, internes Webinar oder strukturierte Selbstlerneinheit — das Format ist freigestellt. Wichtig ist, dass Verstaendnis nachgewiesen werden kann. Ein kurzer Wissenstest am Ende ist empfehlenswert und erleichtert die Dokumentation erheblich.
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Schulung durchfuehren und dokumentieren
Datum, Dauer, Inhalt, Teilnehmer, Trainer — alles festhalten. Am einfachsten: Teilnehmerliste mit Unterschrift oder digitale Bestaetigung im HR-System. Schulungsunterlagen aufbewahren, mindestens so lange wie die Beschaeftigung laeuft.
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Auffrischungen einplanen
KI entwickelt sich schnell. Planen Sie jaehrliche Auffrischungsschulungen ein, und anlassbezogene Updates wenn neue Tools eingefuehrt werden. Das haelt die KI-Kompetenz aktuell und belegt gegenueber Behoerden dass das Thema ernst genommen wird.
Achtung: Mündliche Einweisung reicht nicht
Tipp: Interne KI-Richtlinie als Schulungsgrundlage nutzen
- Art. 4 AI Act verpflichtet alle Unternehmen zur nachweisbaren KI-Kompetenz-Foerderung bei KI-nutzenden Mitarbeitern.
- Es gibt keine feste Mindestschulung — aber die Massnahmen muessen verhaeltnismaessig, dokumentiert und abrufbar sein.
- Schulungsprogramm, Dokumentation und regelmaessige Auffrischung sind die drei Kernelemente der Umsetzung.
INREMA entwickelt Art.-4-konforme KI-Schulungen fuer KMU — pragmatisch, dokumentierbar und auf Ihren Betrieb zugeschnitten.
Schulungsberatung anfragenHäufige Fragen
Gilt die Schulungspflicht auch fuer Freelancer in unserem Auftrag?
Muss ich ein bestimmtes Zertifikat vorlegen koennen?
Wie oft muss die Schulung wiederholt werden?
Was passiert wenn wir die Schulungspflicht ignorieren?
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