Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen einen vertraulichen internen Meldekanal für Hinweisgeber betreiben. Die Einrichtung ist rechtlich verpflichtend und kann intern oder extern erfolgen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit Juli 2023 in Kraft – Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen seit Dezember 2023 einen internen Meldekanal betreiben.
Was das HinSchG verlangt
Voraussetzungen für ein rechtskonformes System
- Vertraulichkeit: Identität des Hinweisgebers darf nur mit dessen Zustimmung weitergegeben werden
- Anonymität: Möglichkeit zur anonymen Meldung muss technisch unterstützt werden
- Bestätigung: Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
- Rückmeldung: Information über Maßnahmen innerhalb von 3 Monaten
- Schutz vor Repressalien: Kündigungsschutz und keine sonstigen Nachteile für Hinweisgeber
- Dokumentation: Alle Meldungen müssen 3 Jahre aufbewahrt werden
- Zugänglichkeit: Der Kanal muss leicht auffindbar und nutzbar sein
Whistleblower-System Schritt für Schritt einrichten
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Schritt 1: Größe und Pflicht prüfen
Zählen Sie alle Mitarbeiter – auch Teilzeit- und Leiharbeitnehmer (Vollzeitäquivalente). Ab 50 Mitarbeitern besteht die Pflicht. Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern gibt es die Möglichkeit, einen gemeinsamen Meldekanal mit anderen Unternehmen zu betreiben.
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Schritt 2: Internes oder externes System wählen
Intern: Eine Vertrauensperson (Datenschutzbeauftragter, Compliance-Officer, Rechtsanwalt) übernimmt die Ombudsperson-Funktion. Extern: Spezialisierte Anbieter wie EQS, Trusty oder Whistleblower Software bieten digitale Meldesysteme mit anonymen Kanälen ab ca. 100 Euro/Monat an.
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Schritt 3: Technische Lösung implementieren
Das System muss anonyme Kommunikation ermöglichen – ein einfaches E-Mail-Postfach reicht nicht, da E-Mails Metadaten enthalten. Empfohlen werden spezialisierte Plattformen mit verschlüsselten Webformularen und anonymisierten Kommunikationskanälen.
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Schritt 4: Ombudsperson benennen und schulen
Benennen Sie eine oder mehrere Personen, die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten. Diese müssen über Vertraulichkeit, Interessenkonflikte und die gesetzlichen Fristen informiert sein. Externe Ombudspersonen (z. B. Rechtsanwälte) sind möglich und oft sinnvoll.
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Schritt 5: Mitarbeiter informieren
Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Meldekanal: Wie ist er erreichbar? Was kann gemeldet werden? Welchen Schutz genießen Hinweisgeber? Die Information muss leicht zugänglich sein – z. B. im Intranet, auf der Website oder im Arbeitsvertrag.
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Schritt 6: Prozess für eingehende Meldungen festlegen
Definieren Sie, wie mit Meldungen umgegangen wird: Eingangsbestätigung, interne Untersuchung, Dokumentation, Rückmeldung an den Hinweisgeber. Legen Sie fest, wer bei schwerwiegenden Fällen die Geschäftsführung oder externe Stellen einschaltet.
Sanktionen bei Nichterfüllung
Praxistipp: Externe Ombudsperson spart Aufwand
Fazit
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Jetzt beraten lassenHäufige Fragen
Ab wann gilt die Whistleblower-Pflicht?
Reicht ein E-Mail-Postfach als Meldekanal?
Müssen auch Meldungen von externen Personen akzeptiert werden?
Wie lange müssen Meldungen aufbewahrt werden?
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