Was müssen Unternehmen zur E-Rechnungs-Pflicht wissen?
Kurz gesagt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) nach der Norm EN 16931 – ein reines PDF zählt nicht dazu. Im inländischen B2B-Bereich müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, abhängig unter anderem vom Umsatz. Nur eine formal korrekte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Aktueller Stand: Die gestaffelten Übergangsfristen im Detail
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist – jedes Unternehmen muss seitdem technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellungspflicht gilt dagegen eine mehrstufige Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG, konkretisiert im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007):
- 2025 und 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) verwenden – für Letztere ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers nötig. Diese allgemeine Übergangsregelung gilt für Umsätze bis einschließlich 31. Dezember 2026.
- 2027: Die Erleichterung gilt nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betrug – diese dürfen weiterhin bis Jahresende 2027 auf Papier oder PDF ausweichen. Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz muss ab 1. Januar 2027 eine E-Rechnung ausgestellt werden. Für bestimmte EDI-Verfahren, die noch keine EN-16931-konforme E-Rechnung erzeugen, gilt mit Zustimmung des Empfängers eine gesonderte Übergangsregelung bis 31. Dezember 2027.
- 2028: Keine umsatzabhängige Ausnahme mehr – alle betroffenen inländischen Unternehmer müssen für Umsätze ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen, soweit keine gesetzliche Ausnahme (z. B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise) greift.
Diese Staffelung geht auf das Wachstumschancengesetz zurück. Da sich Details im Einzelfall ändern können, sollten Sie den für Ihr Unternehmen geltenden Stand zusätzlich mit Ihrem Steuerberater abgleichen.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten, maschinell auswertbaren Format erstellt wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Grundlage ist ein XML-Datensatz, der automatisch verarbeitet werden kann. Ein per E-Mail versendetes PDF oder ein eingescanntes Papierdokument erfüllt diese Anforderung nicht, weil es nicht strukturiert auslesbar ist. Zwei anerkannte Formate haben sich etabliert:
- XRechnung – von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt, im öffentlichen Sektor bereits etabliert und für Lieferanten an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
- ZUGFeRD – ein Hybridformat, das eine PDF-Darstellung mit eingebettetem XML kombiniert; dadurch bleibt die Rechnung menschlich lesbar und maschinell verarbeitbar. Für den B2B-Austausch ist es weit verbreitet.
Wer betroffen ist und wer ausgenommen bleibt
Die Pflicht betrifft inländische Umsätze im B2B-Bereich – also Rechnungen zwischen Unternehmen. Dazu zählen große und mittlere Unternehmen ebenso wie Kleinunternehmer, Selbstständige, Handwerksbetriebe, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sowie Kommunen und öffentliche Auftraggeber. Eine gesonderte Zustimmung des Empfängers ist für den Versand einer E-Rechnung nicht erforderlich. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise; auch bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Pflicht.
Übergang und Vorsteuerabzug
Die Umstellung ist bewusst gestaffelt, damit Unternehmen ihre Systeme anpassen können: Zunächst gilt die Empfangspflicht, während der Versand per Papier oder PDF in einer Übergangsphase noch zulässig bleibt – teils gebunden an eine Umsatzgrenze von 800.000 Euro und die Zustimmung des Empfängers. Steuerlich entscheidend ist die Formtreue: Nur eine korrekt ausgestellte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Ein PDF per E-Mail genügt dafür nicht mehr, sobald die Pflicht greift. E-Rechnungen unterliegen zudem der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist, müssen maschinell lesbar bleiben und für die Finanzverwaltung zugänglich sein; Authentizität und Integrität sind über innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen.
Archivierung: GoBD und §§ 146, 147 AO
Die E-Rechnungspflicht steht nicht isoliert, sondern greift in die bestehenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein. Nach §§ 146, 147 AO müssen Buchführung und Aufzeichnungen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie für die Finanzverwaltung nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben – für Rechnungen gilt grundsätzlich eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konkretisieren, wie das technisch umzusetzen ist: Die E-Rechnung muss im ursprünglichen strukturierten Format archiviert werden, nicht nur als ausgedruckte oder in ein PDF konvertierte Ansicht – sonst geht die maschinelle Auswertbarkeit verloren, die den Kern der GoBD-Konformität ausmacht. Authentizität und Integrität der archivierten Daten sind über innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen, damit nachträgliche unbemerkte Änderungen ausgeschlossen sind.
Umstellung in der Praxis
Sinnvoll ist eine Bestandsaufnahme: Welche Rechnungsformate nutzen Sie heute, wie laufen Versand und Archivierung, sind die Mitarbeiter im Umgang mit den Werkzeugen geschult? Auf dieser Basis wählen Sie eine Software, die EN-16931-konforme Formate erzeugt und sich mit Ihren vorhandenen Systemen verbinden lässt. Automatisierte Verarbeitung reduziert manuelle Eingaben, senkt die Fehlerquote und beschleunigt Freigaben und Zahlungen.