Betroffenenanfrage korrekt beantworten: Fristen und Inhalt
Kurz gesagt
Betroffenenanfragen nach Art. 15–21 DSGVO müssen innerhalb eines Monats ab Eingang beantwortet werden. Es gibt keine Formvorschrift für den Antragsteller — jede Anfrage muss bearbeitet werden, auch informell per E-Mail oder Social Media.
Was vor der Bearbeitung zu klären ist
- Identität des Antragstellers verifizieren — nur so viele Daten abfragen wie nötig, kein unverhältnismäßiger Nachweis.
- Art des Rechts bestimmen: Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch oder eine Kombination.
- Prüfen, ob eine Ausnahme vorliegt, etwa eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht bei einer Löschanfrage.
- Alle betroffenen Systeme identifizieren: CRM, ERP, Buchhaltung, E-Mail-Archiv, Backups.
- Zuständigkeit intern klären — wer bearbeitet, wer zeichnet ab.
- Eingang und Fristlauf sofort dokumentieren.
Die Bearbeitung Schritt für Schritt
- Eingang bestätigen und Frist notieren, damit der Fristlauf nicht in Vergessenheit gerät.
- Identität prüfen, ohne übertriebene Nachweise zu verlangen.
- Alle relevanten Daten recherchieren — auch in Systemen, die nicht offensichtlich betroffen scheinen.
- Antwort zusammenstellen, vollständig und verständlich formuliert.
- Antwort fristgerecht versenden.
- Dokumentation abschließen, damit der Vorgang im Streitfall nachweisbar ist.
- Löschung oder Berichtigung tatsächlich umsetzen, nicht nur ankündigen.
Wenn eine Anfrage missbräuchlich erscheint
Art. 12 Abs. 5 DSGVO erlaubt es, bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anfragen eine Gebühr zu verlangen oder die Bearbeitung abzulehnen. Die Beweislast liegt dabei beim Verantwortlichen — dieser Ausnahmeweg ist eng auszulegen und sollte nur in eindeutigen Missbrauchsfällen und nach rechtlicher Beratung gewählt werden.
Fristversäumnis ist kein Kavaliersdelikt
Aufsichtsbehörden verhängen bei Nichtbeantwortung regelmäßig Bußgelder — auch bei kleinen Unternehmen —, und Beschwerden von Betroffenen werden priorisiert bearbeitet. Eine feste interne Zuständigkeit und eine einfache Checkliste verhindern, dass eine Anfrage im Tagesgeschäft untergeht, während die Frist unbemerkt weiterläuft.