Vergaberecht für Digital- und KI-Projekte: Was Bieter bei Ausschreibungen von Kommunen und Ministerien beachten müssen
Kurz gesagt
Öffentliche Digital- und KI-Projekte laufen ab bestimmten EU-Schwellenwerten (2026: 216.000 Euro für Kommunen/Länder, 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden) nach GWB und VgV, darunter nach dem jeweiligen Landes- oder Haushaltsrecht meist über die UVgO. Als Bieter entscheidet vor allem die fehlerfreie Erfüllung formaler Anforderungen — Eignungsnachweise, vergleichbare Referenzen und eine präzise Leistungsbeschreibung, bei KI-Projekten ergänzt um Transparenz- und Testkriterien.
EU-Schwellenwerte 2026 im Überblick
| Auftraggeber / Leistung | Schwellenwert (netto) | |---|---| | Oberste/obere Bundesbehörden — Liefer- und Dienstleistungen | 140.000 Euro | | Sonstige öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Länder) — Liefer- und Dienstleistungen | 216.000 Euro | | Soziale und besondere Dienstleistungen | 750.000 Euro | | Sektorenauftraggeber — Liefer- und Dienstleistungen | 432.000 Euro | | Bauleistungen und Konzessionen | 5.404.000 Euro |
Oberhalb der EU-Schwelle: GWB und VgV
Ab Erreichen der EU-Schwelle gilt Teil 4 GWB (§§ 97 ff.), ergänzt durch die VgV. Das bedeutet insbesondere:
- EU-weite Bekanntmachung, regelmäßig im TED (Tenders Electronic Daily),
- formalisierte Verfahrensarten — offenes, nichtoffenes oder unter bestimmten Voraussetzungen ein Verhandlungsverfahren,
- strenge Gleichbehandlung, Transparenz, Wettbewerb und Dokumentationspflicht,
- Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern bei vermuteten Verstößen,
- Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen vorab bekannt gemacht, auftragsbezogen und verhältnismäßig sein.
Unterhalb der EU-Schwelle: nationales Unterschwellenrecht
Hier gilt grundsätzlich das nationale Unterschwellenvergaberecht — insbesondere die UVgO für Liefer- und Dienstleistungen. Sie gilt jedoch nur, soweit Bund, Land oder Kommune sie durch Haushalts- oder Landesrecht verbindlich eingeführt haben; Wertgrenzen und Direktauftragsmöglichkeiten unterscheiden sich deshalb zwischen Bund, Ländern und Kommunen erheblich. Als allgemeine Regel für Direktaufträge nennt die UVgO 1.000 Euro netto; landes- oder haushaltsrechtliche Sonderregelungen können höhere Grenzen vorsehen. Eine künstliche Aufteilung eines einheitlichen Beschaffungsvorhabens allein zur Unterschreitung der EU-Schwelle ist unzulässig.
Was Bieter bei den Ausschreibungsunterlagen prüfen sollten
- Vollständige Prüfung: Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf (häufig EVB-IT), Preisblatt, Eigenerklärungen, Fristen und Formvorgaben genau durchgehen.
- Bieterfragen rechtzeitig stellen: Unklarheiten nicht durch eigene Annahmen lösen — Antworten der Vergabestelle werden häufig Bestandteil der Unterlagen.
- Formale Ausschlussrisiken vermeiden: geforderte Formate, Signaturen, Eigenerklärungen, Fristen und Nachweise exakt einhalten; formale Fehler führen häufiger zum Ausschluss als inhaltliche Schwächen.
- Eignung nachweisen: Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und gegebenenfalls Register- beziehungsweise Ausschlussgründe belegen.
- Referenzen sorgfältig auswählen: Sie müssen die geforderte Vergleichbarkeit belegen — hinsichtlich Technologie, Größenordnung, öffentlichem Auftraggeber, Datenschutz, Sicherheitsniveau und Betriebsverantwortung. Eignungsanforderungen müssen dabei selbst auftragsbezogen und verhältnismäßig sein; überzogene Referenzforderungen, die faktisch nur einen Anbieter erfüllen kann, sind unzulässig.
- Bietergemeinschaft und Nachunternehmer offenlegen: Rollen, Verantwortlichkeiten und Eignungsleihe entsprechend den Vergabeunterlagen klar darstellen.
- Zuschlagskriterien konkret bedienen: Nicht nur Preis, sondern auch Qualität, Methodik, Team, Projektplan, Datenschutz, Informationssicherheit, Interoperabilität, Wartbarkeit und KI-Governance beantworten.
Besonderheiten bei KI-Projekten
Öffentliche Auftraggeber müssen die Leistung nach § 121 GWB so eindeutig beschreiben, dass vergleichbare Angebote möglich sind. Bei KI-Projekten sollte die Leistungsbeschreibung insbesondere festlegen:
- welches KI-System beziehungsweise welche KI-Funktionen eingesetzt werden,
- ob ein bestehendes Modell angepasst, feintrainiert oder neu entwickelt wird,
- zulässige Trainings-, Eingabe- und Ausgabedaten sowie Datenlokation,
- Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Protokollierung und menschliche Kontrolle,
- Test-, Validierungs-, Monitoring- und Meldepflichten,
- Umgang mit Fehlern, Verzerrungen und Sicherheitsvorfällen,
- Kennzeichnung KI-generierter Inhalte sowie Information betroffener Nutzer.
Für einschlägige KI-Systeme sind zusätzlich die Pflichten der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 einzuplanen — insbesondere die besonderen Transparenzpflichten nach Art. 50, die grundsätzlich ab dem 2. August 2026 gelten und unter anderem die Erkennbarkeit von KI-Interaktionen sowie die Kennzeichnung bestimmter künstlich erzeugter Inhalte betreffen. Diese Anforderungen lassen sich bereits in der Leistungsbeschreibung als technische Mindestanforderung sowie in Vertrags- und Nachweispflichten verankern.