HGB-Grundlagen: Kaufmannseigenschaft und Pflichtangaben für Unternehmer

Ist-Kaufmann, Kannkaufmann, Formkaufmann

Das HGB kennt in den §§ 1–6 mehrere Kategorien, wer als Kaufmann gilt:

• Ist-Kaufmann (§ 1 HGB): Wer ein Handelsgewerbe betreibt — also ein Gewerbe, das nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Die Kaufmannseigenschaft entsteht bereits mit Aufnahme des Handelsgewerbes; die Eintragung ins Handelsregister ist zwar nach § 29 HGB verpflichtend, wirkt aber nur deklaratorisch, also bestätigend, nicht rechtsbegründend.
• Kannkaufmann (§ 2 HGB): Kleingewerbetreibende, deren Betrieb keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Für sie entsteht die Kaufmannseigenschaft grundsätzlich erst durch freiwillige Eintragung ins Handelsregister — sie können sich also entscheiden, ob sie die kaufmännischen Pflichten übernehmen wollen.
• Land- und Forstwirte als Kannkaufmann (§ 3 HGB): eine besondere Variante des Kannkaufmanns für land- und forstwirtschaftliche Unternehmen mit entsprechendem Umfang.
• Formkaufmann (§ 6 HGB): Kaufmann kraft Rechtsform — insbesondere GmbH, AG, UG und eingetragene Genossenschaft. Hier hängt die Kaufmannseigenschaft nicht von Größe oder Geschäftsumfang ab; die Eintragung der Gesellschaft selbst ist konstitutiv, das heißt rechtsbegründend, für die Rechtsform und damit auch für die Kaufmannseigenschaft.

Für die Praxis heißt das: Eine GmbH ist immer Kaufmann im Sinne des HGB, unabhängig davon, wie klein sie ist. Ein Einzelunternehmer wird dagegen erst Kaufmann, sobald sein Betrieb einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert oder er sich freiwillig eintragen lässt.

Handelsgeschäfte: was sich dadurch ändert

Sobald jemand als Kaufmann gilt, unterliegen seine geschäftlichen Rechtsgeschäfte den besonderen Regeln für Handelsgeschäfte im HGB — sie sind formfreier, aber strenger in der Haftung als bei Privatpersonen. Ein Beispiel: Kaufleute können untereinander formfrei Bürgschaften oder Schuldanerkenntnisse abgeben, die bei Privatpersonen der Schriftform bedürften. Im Gegenzug gelten schärfere Sorgfaltspflichten, etwa bei der unverzüglichen Prüf- und Rügepflicht für gelieferte Ware.

Buchführungspflicht: § 238 HGB

§ 238 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann zur Buchführung — die Vorschrift selbst enthält keinen Umsatz- oder Gewinnschwellenwert. Die Buchführungspflicht beginnt grundsätzlich mit Aufnahme des Handelsgewerbes beim Ist-Kaufmann beziehungsweise mit der Eintragung beim Kannkaufmann. Eine Erleichterung für bestimmte kleine Einzelkaufleute findet sich nicht in § 238, sondern eigenständig in § 241a HGB: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen von der handelsrechtlichen Buchführung und bestimmten Abschlusspflichten befreit sein — das ändert aber nichts an der Kaufmannseigenschaft selbst.

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails

Wer als Kaufmann Geschäftsbriefe verschickt — dazu zählen auch geschäftliche E-Mails an einen bestimmten Empfänger —, muss bestimmte Pflichtangaben aufführen. Die genaue Grundlage hängt von der Rechtsform ab:

• GmbH und UG (§ 35a GmbHG): Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; falls vorhanden zusätzlich der Aufsichtsratsvorsitzende. Werden Kapitalangaben gemacht, müssen zudem das Stammkapital und gegebenenfalls noch ausstehende Einlagen genannt werden. Bestellscheine gelten ausdrücklich ebenfalls als Geschäftsbriefe.
• OHG und KG (§ 125a HGB, für die KG i. V. m. § 177a HGB): Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer. Einen „Geschäftsführer" im Sinne des GmbHG gibt es hier nicht — vertretungsberechtigt sind grundsätzlich die persönlich haftenden Gesellschafter (§§ 124, 125 HGB), bei der KG die Komplementäre (§ 170 HGB); deren gesellschaftsrechtlich vorgeschriebene Angaben sind maßgeblich, nicht die Geschäftsführerangaben nach GmbHG.

Ein bloßer Hinweis auf „Geschäftsführung" ohne Namensnennung genügt in keinem der beiden Fälle.

Handelsregisterpflicht im Überblick

• Ist-Kaufmann: Registerpflicht ab Bestehen des Handelsgewerbes (§ 1 Abs. 1, § 29 HGB).
• Kannkaufmann: Registerpflicht nur bei Ausübung des Wahlrechts zur Eintragung (§ 2 HGB).
• Formkaufmann: Kaufmannseigenschaft folgt direkt aus der eingetragenen Rechtsform (§ 6 HGB).
• OHG/KG: als Handelsgesellschaften gelten die handelsrechtlichen Pflichten unabhängig von einem bestimmten Umsatz- oder Gewinnschwellenwert (§§ 105, 161, 238 HGB).