Was vor dem Interim-Start geregelt sein muss: Eine Checkliste

Kurz gesagt

Vor dem Interim-Start müssen Mandat, Vollmachten, Systemzugänge, Team-Kommunikation und Reporting-Rhythmus schriftlich geklärt sein. Wer diese fünf Bereiche in etwa fünf Arbeitstagen abarbeitet, verhindert die typischen Anlaufschwierigkeiten und schenkt dem Manager wertvolle Zeit.

Warum diese Checkliste wichtig ist

Interim Management ist teuer und zeitkritisch. Tagessätze zwischen 1.000 und 2.500 Euro sind nur dann gerechtfertigt, wenn der Manager sofort in die Umsetzung kommt. Jede Woche, die mit Klärungsarbeit verbracht wird, die vorab möglich gewesen wäre, ist verbranntes Budget. Diese Checkliste fasst die Punkte zusammen, bei denen Unternehmen in der Praxis immer wieder stolpern.

Checkliste: Was vor Tag 1 erledigt sein muss

Schriftliches Mandat: Ziel, Umfang, Laufzeit und KPIs – alles auf einer Seite.
Vollmachten: Budget, Personal, Vertragsabschlüsse – schriftlich festgehalten und kommuniziert.
Systemzugänge: ERP, E-Mail, Dateiablage, Tools – alle Accounts am ersten Tag aktiv.
Team-Kommunikation: Wer ist informiert, mit welcher Botschaft, bis wann?
Reporting-Rhythmus: wöchentliches Update, monatliches Review – fest im Kalender.
Ansprechpartner: Wer ist auf Unternehmensseite der direkte Counterpart?
Vertraulichkeit: NDA und Datenschutzvereinbarung unterzeichnet.
Büro/Arbeitsplatz: vollständig eingerichtet und zugänglich.

So wird die Checkliste in fünf Tagen abgearbeitet

1. Tag 1–2 – Mandat und Vollmachten: Ziel, Umfang, Laufzeit und Erfolgskriterien schriftlich fixieren; Budget-, Personal- und Vertragsvollmachten klären und dokumentieren. 2. Tag 3 – Systemzugänge und IT: alle benötigten Accounts anlegen und testen, damit am ersten Arbeitstag nichts blockiert. 3. Tag 4 – Team-Kommunikation: festlegen, wer das Team informiert, mit welcher Botschaft und bis wann – die Ankündigung kommt immer von der Geschäftsführung oder der direkten Führungskraft, nie vom Interim Manager selbst. 4. Tag 5 – Kick-off vorbereiten: Termine für die erste Woche fixieren, Ansprechpartner benennen, den Reporting-Rhythmus im Kalender blocken.

Ein häufiger Fehler: Vollmachten werden nur mündlich zugesagt. Mündliche Zusagen über Budgets oder Personalentscheidungen sind wertlos, wenn im Zweifelsfall jemand widerspricht – Vollmachten gehören schriftlich in den Dienstvertrag oder als separate Vollmachtsvereinbarung. Sinnvoll ist außerdem, die erledigten Punkte der Checkliste als Anlage zum Dienstvertrag zu dokumentieren – das schafft Klarheit auf beiden Seiten und verhindert spätere Diskussionen über Zuständigkeiten.

Was nach dem Start genauso wichtig ist

Die Vorbereitung endet nicht mit Tag 1. In den ersten vier Wochen sollte das Unternehmen aktiv begleiten: Feedback geben, Hindernisse aus dem Weg räumen und den vereinbarten Reporting-Rhythmus einhalten. Ein Interim Manager, der sich alleingelassen fühlt, arbeitet ineffizient – das zeigt sich spätestens nach 30 Tagen am Ergebnisstand.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung eines Interim-Mandats?

Mit dieser Checkliste ist die Vorbereitung in etwa fünf Arbeitstagen abgeschlossen. Der kritische Pfad ist immer die Mandatsdefinition, alles andere folgt daraus.

Was passiert, wenn Systemzugänge am ersten Tag nicht funktionieren?

Der Interim Manager verliert Zeit, die er für Analyse und erste Maßnahmen braucht. Bei 1.500 Euro Tagessatz summieren sich zwei verlorene Tage schnell zu spürbaren Kosten – für einen IT-Fehler, der in wenigen Stunden hätte behoben werden können.

Wer kommuniziert die Ankunft des Interim Managers an das Team?

Immer die Geschäftsführung oder die direkte Führungskraft, nie der Interim Manager selbst. Die Botschaft muss Vertrauen schaffen, bevor der erste Handschlag stattfindet.

Muss ein NDA mit einem Interim Manager unterzeichnet werden?

Ja, in nahezu allen Fällen. Interim Manager erhalten Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten, eine Vertraulichkeitsvereinbarung gehört zum Standard-Vertragswerk.